Assistant - Assistante de Direction Services Techniques H/F - Mairie

L'agent assiste le directeur des services techniques dans l'exécution des missions administratives. A ce titre, il recueille et traite toutes les informations nécessaires au bon fonctionnement du service et il suit les dossiers.

Principales responsabilités :
Accueille et renseigne le public au sein du service (physique et téléphonique) ;
Assure le traitement du courrier et des mails entrants (diffusion, réponse, suivi, etc.) ;
Gère les agendas de l'équipe et des élus en charges des domaines techniques (prendre et organiser les rendez-vous et les réunions) ;
Actualise et suit les tableaux de bord du service et notamment le tableau de suivi des interventions ;
Assiste le directeur dans le suivi des dossiers (prise de note, rédaction et saisi de tout type de documents, mise à jour des documents, .) puis en assure le classement et l'archivage ;
Prépare les actes du service soumis à l'affichage règlementaire et procède à leur communication ;
Etablit les documents administratifs nécessaires aux prêts de matériel et en effectue la saisie sur le fichier dédié ;
Assure la gestion des clés et l'attribution de ces dernières aux partenaires extérieurs.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de gestion administrative,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Grer l'accueil tlphonique

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier
• Prise de note