Assistant Administratif - Assistante Administrative Multilingue H/F - Sces Communs Imt Business School Telecom

Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. Télécom SudParis fait partie d'Institut Mines-Télécom.Vidéo de présentation: https://vimeo.com/778810388/4e591e24fc
Missions- Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours- Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters - Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des MastersActivités 1/ Accueillir, accompagner et informer les étudiants tout au long de leur parcours- Préparer et mettre en oeuvre les journées de rentrée, d'accueil et d'information des étudiants- Mettre à jour et diffuser les documents d'information relatifs à la scolarité- Répondre aux questions des étudiants sur les différentes étapes de leur parcours- Relancer, lorsque cela est nécessaire, les étudiants afin d'obtenir les pièces ou informations indispensables au traitement de leurs dossiers 2/ Assurer la gestion opérationnelle des enseignements des Masters opérés par Télécom SudParis pour IP Paris- Intégrer et mettre à jour les données nécessaires à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information- Recueillir auprès des directeurs de programmes, des responsables d'UE et des enseignants-chercheurs les informations nécessaires à la programmation annuelle des enseignements- Saisir et mettre à jour les calendriers et les emplois du temps, et effectuer les réservations d'espaces nécessaires au déroulement des enseignements- Prendre en compte les modifications de programmation et réaliser les ajustements nécessaires dans les outils et documents de planification- Mettre à jour les fiches programmes et les planifications partagées avec Télécom Paris, à partir des informations transmises et validées par les responsables pédagogiques- Saisir, actualiser et diffuser les informations pédagogiques relatives à l'organisation des enseignements dans les systèmes d'information et auprès des parties prenantes concernées 3/ Assurer la gestion et le suivi de la scolarité des étudiants des Masters et PhD Track opérés par Télécom SudParis- Réaliser les inscriptions pédagogiques, mettre à jour les dossiers individuels et tenir à jour les listes d'étudiants- Recueillir et saisir les notes dans les outils de scolarité- Préparer les éléments nécessaires à l'organisation des jurys- Mettre en oeuvre les décisions des jurys et établir les relevés de notes, attestations et autres documents de scolarité- Contrôler et suivre les contrats de formation de la Graduate School- Enregistrer et suivre les demandes de dispense, les absences et les situations administratives particulières des étudiants- Échanger avec les gestionnaires de scolarité de Télécom SudParis et de Télécom Paris afin d'assurer la continuité et la cohérence du traitement des dossiers étudiants- Configurer et mettre à jour les cours afin de permettre l'alimentation du système d'échange des données

Experience: Débutant acceptéCompétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des réservations de salles de réunion,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Ecrire une ou plusieurs langues étrangères,Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc),Gérer un planning,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Parler une ou plusieurs langues étrangères,Planifier et organiser des réunions,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des courriers, comptes rendus et documents administratifs multilingues,Utiliser des logiciels de gestion administrativeLangues: Anglais souhaitéQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Enseignement supérieurListe des qualités professionnelles:Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.

• Outlook
• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Anglais
• Autonomie
• Excel
• Relation client
• Compte-rendu
• Gestion des réservations
• Pack Office
• Word
• PowerPoint
• Traitement du courrier
• Système d'information
• Suivi des opérations commerciales